Guardar y eliminar registros

Guardar un registro

Paso 1:

Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupoRegistros.

Paso 2:

Haz clic en el comando Guardar.

Asegúrate de guardar todos los documentos no guardados antes de cerrar una tabla. Access no te sugerirá que los guardes cuando cierres la tabla.

Eliminar un registro

Paso 1:

Selecciona el registro completo haciendo clic en el borde gris, en la parte izquierda del registro.

Paso 2:

Selecciona la ficha Inicio y busca el grupoRegistros.

Paso 3:

Haz clic en la opción Eliminar. El registro se borrará de manera permanente.

Los números de identificación asignados a los registros permanecen igual, incluso, tras haber eliminado un registro.

Por ejemplo, si borras el registo Nº 34 en la tabla, la secuencia de números de identificación del registro se leerá:
"...32, 33, 35, 36...", en lugar de: "...32, 33, 34, 35, 36...".

Modificar la apariencia de la tabla

Access 2010 te ofrece distintas maneras para modificar la apariencia de tus tablas. Estos cambios no solamente hacen que tu tabla luzca mejor, también pueden hacer que la tabla sea fácil de leer.

Cambiar el tamaño de campos y filasSi tus campos y filas son demasiado pequeños o grandes para los datos contenidos en ellos, siempre puedes redimensionarlos para que se visualice el texto en totalidad.

Cambiar el tamaño de un campo

Paso 1:Ubica el cursor sobre la línea de cuadrícula a la derecha en el título del campo. Tu cursor se convertirá en una flecha doble .

Paso 2:

Haz clic y arrastra la cuadrícula:

Hacia la derecha para aumentar el ancho del campo
Hacia la izquierda para reducir el ancho del campo.
Suelta el cursor. El ancho del campo cambiará..

Paso 3:

Suelta el cursor. El ancho del campo cambiará..

Cambiar el tamaño de una fila

Paso 1:

Ubica el cursor sobre la línea de la cuadrícula inferior de la zona gris, ubicada a la izquierda de la fila. El puntero del ratón se convertirá en una flecha doble .

Paso 2:

Haz clic y arrastra la cuadrícula:

• Hacia abajo para aumentar la altura de la fila.
• Hacia arriba para disminuir la altura de la fila.

Suelta el ratón y el cambio se aplicará.

Ocultar campos

Si tienes un campo que no planeas editar o no deseas que otras personas lo editen, puedes ocultarlo.

Un campo oculto es invisible, pero sigue siendo parte de tu base de datos. Los datos dentro del campo oculto aún poseen formas de acceso, desde formularios, consultas, informes o cualquier tipo de tabla relacionada.

Paso 1:

Haz clic derecho en el título del campo.


Paso 2:

Desde el menú desplegable, selecciona la opción Ocultar campos.


Paso 3:

El campo se ocultará.

Si deseas volver a hacer visible el campo, puedes mostrarlo, simplemente sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic en cualquier título de campo, luego selecciona la opción Mostrar campos.

Paso 2:

Una vez haya aparecido el cuadro de diálogo Mostrar columnas, haz clic en las casillas de los campos que deseas, sean nuevamente visibles.

Paso 3:

Haz clic en cerrar.

Opciones de formato de tabla

Alternar color de fila

De forma predeterminada, el fondo de cada fila en una tabla de Access, es un tono más oscuro que el fondo del resto de la tabla.

El alternar el color de fila, hace que tu tabla sea más fácil de leer ofreciéndote una distinción visual entre cada registro, y los registros directamente encima o debajo de la misma.

Cambiar el color de fila alternativo

Paso 1:
Selecciona la pestaña Inicio y busca el grupoFormato de texto.

Paso 2:
Haz clic en la flecha desplegable de la opciónAlternar color de fila.

Paso 3:
Selecciona un color en el menú desplegable o selecciona Sin color, para eliminar la alternación del color de fila.

Paso 4:

El color de fila alternativo cambiará.

Modificar líneas de la cuadrícula

Otra manera en la que Access hace que tus tablas sean más fáciles de leer es añadiendo líneas de cuadrícula que marcan los bordes de cada celda, éstas son líneas que aparecen entre cada celda, fila y columna de tu tabla.
Por defecto, las líneas de cuadrícula son de color gris oscuro y aparecen en cada lado de una celda, pero puedes cambiar su color o esconder las líneas de cuadrícula que desees.

Paso 1:

Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupoFormato de texto.

Paso 2:

Haz clic en la flecha desplegable de la opciónLíneas de la cuadrícula.

Paso 3:

Selecciona las líneas de la cuadrícula que te gustaría incorporar. Puedes optar por líneas de cuadrícula horizontales entre las filas, líneas de cuadrícula verticales entre las columnas, ambos tipos de líneas de cuadrícula o ninguna.

Paso 4:

Se actualizarán las líneas de cuadrícula en la tabla.

Opciones adicionales de formato

Para ver las opciones de formato adicionales, haz clic la flecha Formato de hoja de datos, situada en la esquina derecha del grupo Formato de texto.

El cuadro de diálogo Formato de hoja de datos, ofrece muchas opciones de formato avanzadas, incluyendo la capaciadad de modificar el color de fondo, de cuadrícula; las fronteras y el estilo de línea.

También incluye la posibilidad de ver una muestra de la tabla con las opciones de formato, para que puedas probar distintas opciones de formato hasta que tengas tu tabla luciendo como lo deseas.

Editar registros

Para editar rápidamente cualquier registro dentro de una tabla, puedes hacer clic sobre él y escribir los cambios.

Sin embargo, Access también te permite buscar y reemplazar una palabra dentro de varios registros y eliminar registros por completo.

Reemplazar una palabra dentro de un registroPuedes editar múltiples ocurrencias de la misma palabra usando la herramienta Buscar y reemplazar, con la cual puedes buscar un término y reemplazarlo con otro término.

Paso 1:
Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupoBuscar.

Paso 2:
El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, aparecerá. Selecciona la opción Reemplazar.

Paso 3:
Haz clic en la caja Buscar y escribe el término que deseas buscar.

Paso 4:

Haz clic en la caja Reemplazar por y escribe la palabra por la cual deseas reemplazar el término original.

Paso 5:

Haz clic en la flecha desplegable de la opción Buscar en:, para seleccionar el área en el que deseas realizar la búsqueda. Allí encontrarás dos opciones principales:

Campo actual
Selecciónalo si deseas limitar tu búsqueda al campo seleccionado recientemente.

Documento actual
Selecciónalo si deseas buscar en toda la tabla.

Paso 6:

Haz clic en la flecha desplegable de la opción Coincidir, para seleccionar el punto en el cual deseas que los resultados coincidan con tu búsqueda.

Cualquier parte del campo:
Para buscar tu término de búsqueda en cualquier parte de la celda.

Comienzo del campo:
Para buscar sólo las celdas que empiezan con tu término de búsqueda.
Hacer coincidir todo el campo:

Para buscar solo las celdas que coinciden exactamente con tu término de búsqueda.

Paso 7:

Haz clic en el botón Buscar siguiente, para buscar la siguiente aparición de tu término de búsqueda.

Paso 8:

Haz clic en Reemplazar para sustituir la palabra original con la nueva.

Aunque puedes usar la opción Reemplazar todos para reemplazar todas las instancias de un término, al sustituirlos uno a la vez, puedes estar completamente seguro de editar sólo los datos que deseas.

Reemplazar los datos involuntariamente, puede tener un impacto negativo en tu base de datos.

Tablas en Access 2010

Mientras que hay cuatro tipos de objetos de base de datos en Access 2010, las tablas son, posiblemente, las más importantes.

Incluso cuando estás utilizando formularios, consultas e informes, sigues trabajando con tablas, ya que ahí es donde todos tus datos se almacenan. Las tablas son el corazón de cualquier base de datos, por lo que es importante entender cómo usarlas.

Durante esta lección aprenderás a abrir tablas, crear y editar registros, y modificar la apriencia de la tabla para que sean mas fáciles de visualizar y trabajar.

Abrir una tabla existente

Paso 1:Abre tu base de datos y localiza el Panel de navegación.

Paso 2:En el Panel de navegación, ubica la tabla que deseas abrir. 

Las tablas están marcadas con el ícono  .

Paso 3:Haz doble clic en el nombre de la tabla. Se abrirá y aparecerá como una pestaña en la barra de documentos de tablas.

Tablas de comprensión

Todas las tablas se componen de:

1. Filas: horizontales
2. Columnas: verticales
3. Pequeños rectángulos denominados celdas en lugares donde las filas y columnas se intersectan.

En Access, las filas y columnas se reconocen como registros y campos.

"Un campo es una manera de organizar la información por tipos"

Piensa en el nombre del campo como una pregunta, y en cada celda dentro de ese campo, como una respuesta a dicha pregunta.

"Un registro es una unidad de información"

Cada celda en una fila determinada es parte del registro de dicha fila y cada registro tiene su propio número ID.

Dentro de una tabla, cada número de identificación (ID) es único para su registro y se refiere a toda la información contenida en dicho registro. El número de identificación de un registro no se puede cambiar.

Cada celda de datos en tu tabla es parte tanto de un campo como de un registro. Por ejemplo, si tenias una tabla de nombres e información de contacto, cada persona podrá estar representada por un registro, y cada pieza de información acerca de ellos: su nombre, número de teléfono, dirección, etc., podían ser almacenados dentro de un campo distinto en dicha fila de registros.

Navegación en tablas

Para navegar por los registros de una tabla, puedes utilizar las teclas de flecha para subir y bajar, subir o bajar con el scroll de tu mouse o utilizar las flechas de la barra de navegación de registros en la parte inferior de la tabla.
También puedes encontrar cualquier registro de la tabla actualmente abierta buscándolo a través de la caja de búsqueda de registros. 

Simplemente con el cursor en la caja de búsqueda, escribe cualquier palabra que aparezca en el registro que quisieras encontrar, y presiona la tecla Enter. Para ver registros adicionales que encajen con tu búsqueda presiona nuevamente Enter.

Agregar registros e introducir datos

Introducir datos en tablas de Access es muy similar a introducir datos en Excel. 

Para trabajar con registros, tendrás que introducir datos en las celdas. Si necestas ayuda introduciendo datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección ¿Cómo usar las celdas en Excel 2010?.

Añadir un nuevo registroHay tres opciones para agregar un registro nuevo a una tabla:

Opción 1

En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haz clic en la opción Nuevo.

Opción 2

En la barra de navegación de registros, ubicada en la parte inferior de la ventana, haz clic en el botón Nuevo registro.

Opción 3

Simplemente comienza a escribir en la fila bajo el último registro agregado.

Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un registro, aparecerá una ventana avisando que la información que has introducido no es válida.

Esto significa que el campo que estas trabajando posee una regla de validación, la cual es una norma sobre el tipo de datos que pueden estar en dicho campo.
Haz clic en Aceptar y sigue las instrucciones de la ventana emergente para introducir nuevamente tus datos.

Visualizar los datos

4. Panel de objeto

La mayor parte de la ventana de Access 2010 está conformada por el panel de objetos, ya que es allí donde se concentra la mayor parte del trabajo. En este espacio podrás visualizar cada uno de los objetos de tu base de datos e ingresar los datos en cada uno de ellos.

En caso de que tengas abierto más de un objeto, estos se almacenarán en pestañas en la parte superior del panel. Haz clic en la X del extremo superior derecho para cerrar el objeto que estás trabajando.

5. Barra de navegación de registros

Esta barra te permite dirigirte rápidamente a la ubicación de un registro específico o habilitar los campos para agregar uno nuevo.

Haz clic en las pequeñas flechas para moverte por los registros o escribe en el campo el ID del registro al que quieres saltar. Para agregar un nuevo campo, haz clic en la flecha con la estrella amarilla.

6. Barra de búsqueda

Puedes utilizar el cuadro de búsqueda de registros para buscar cualquier elemento del objeto en el que estés trabajando.

El primer resultado que coincida con el término de búsqueda aparecerá resaltado en un recuadro amarillo. Para navegar los otros resultados, presiona la tecla Enter.

Vista Backstage

¿Para qué sirve la Vista Backstage?La vista Backstage te mostrará varias opciones y comandos como Abrir, Guardar, Imprimiry crear una nueva base de datos (Nuevo). Su funcionamiento es similar al de los demás programas de Office 2010. Para conocer cómo funciona la vista Backstage en Office, ingresa a nuestra lección: Cómo usar la pantalla de Office 2010.

Acceder a la Vista Backstage

Para ingresar a la Vista Backstage solo haz clic en la pestaña Archivo de la Cinta de Opciones. Allí, escoge una de las funciones del panel izquierdo y verás que se ejecutará el comando o se desplegarán más opciones en el panel central de la ventana. Para cerrar la Vista Backstage, haz clic en otra pestaña de la Cinta de Opciones.

Caraterísticas en Access

A diferencia de los demás programas de Office 2010, en Access existen dos maneras de guardar los documentos.

Con el comando Guardar objeto cómo solo se guardará el objeto de access en el que estés trabajando (tabla, formulario, consulta o reporte). Para guardar toda la base de datos, deberás hacer clic en el comandoGuardar base de datos como.

El botón Guardar actualizará en el computador el objeto en el que estés trabajando y no toda la base de datos. Es importante que sepas que en Access debes guardar cada objeto de la base de datos de manera independiente.

Pon a prueba lo aprendido

Llegó el momento de que pongas a prueba todos los conocimientos adquiridos en el transcurso de esta lección.

Intenta realizar las siguientes tareas en Access 2010. Para ello, descarga nuestro archivo de prueba con el que podrás trabajar. (Descargar)

Paso 1

Abre Access 2010 y luego el archivo.

Paso 2

Abre uno de los objetos y luego ciérralo

Paso 3

Cambia el nombre de uno de los objetos.

Paso 4

Cierra la base de datos sin guardar los cambios.

Acceder a las herramientas de Access 2010

1. La barra de Herramientas de acceso rápido

Esta barra no presenta ningún cambio con respecto a la de los otros programas de Office 2010. Puedes ubicar allí los comandos que más uses para tenerlos a un clic de distancia.

Puedes escoger qué comandos quieres que aparezcan en esta barra de herramientas. Por defecto, allí encontrarás los comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer.

Aprende cómo usar la barra de herramientas de acceso rápido ingresando a nuestra lección: Cómo usar la pantalla de Office 2010.

2. La Cinta de Opciones

Está en la parte superior de la ventana de Access 2010, justo debajo de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y es donde se hallan las pestañas Archivo, Inicio,Crear, Datos externos, etcétera.

Allí, tendrás acceso a todas las funciones para trabajar en Access 2010. Cada pestaña cuenta con varios grupos de comandos que puedes ejecutar de acuerdo con tus necesidades, ya que ellos permiten ejecutar acciones.

Para entender cómo funciona la Cinta de Opciones en Office 2010, ingresa a nuestra lección: Cómo usar la pantalla de Office 2010.


Cada grupo de comandos está divido uno de otro y tiene su nombre en la parte inferior. Por ejemplo, los grupos de la pestañaArchivo son: Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto(ver imagen arriba). 

Ellos cuentan con comandos parecidos entre sí. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles verás todos los comandos relacionados con copiar y pegar.

Algunas pestañas se activan dependiendo del objeto en el que estés trabajando. Por ejemplo, si estás editando la información de una tabla de la base de datos, entonces verás que en la Cinta de opciones aparecen dos nuevas pestañas bajo el título Herramientas de Tabla, como se muestra en la imagen. 

Cada una con nuevos grupos de comandos específicos para el trabajo con las tablas en Access 2010.

Navegar en Access 2010

3. El panel de navegación

El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base de datos. Verás que aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para que los encuentres con más facilidad.

Desde el panel de navegación, puedes cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos.

Minimizar el panel de navegación

Con el panel de navegación te será mucho más sencillo gestionar los objetos de tu base de datos, pero si consideras que ocupa un espacio importante de tu pantalla, intenta minimizarlo.

Para hacerlo, haz clic en la pequeña flecha de dos puntas situada en la parte superior derecha del panel de navegación.

Para hacer que el panel de navegación aparezca nuevamente, haz clic de nuevo en la pequeña flecha de dos puntas.

Puedes reducir el tamaño del panel de navegación sin tener que minimizarlo. Para ello, haz clic sobre el borde derecho del panel y arrástralo hasta conseguir el tamaño deseado.

Acciones del panel de navegación

Por defecto, verás que en el panel de navegación están organizados los objetos por tipo: las tablas en un grupo, los formularios en otro y así sucesivamente. Sin embargo, si lo deseas, puedes organizar los objetos en los grupos que prefieras.


Organizar los objetos en el panel de navegación

Paso1:

Haz clic en el pequeño botón que tiene un triángulo apuntando hacia abajo. Está en la parte superior del panel de navegación. Verás que se despliega un menú.

Paso 2:

Selecciona del menú desplegable el tipo de organización que prefieras.

Selecciona Personalizado para crear un grupo con los objetos que más uses. Hecho esto, sólo debes arrastrar los objetos allí.

Selecciona Tipo de objeto para organizarlos por clase. 

Esta es la opción predeterminada.
Selecciona Tablas y vistas relacionadas para agrupar los formularios, consultas y reportes junto a las tablas con que tienen relación.

Selecciona Fecha de creación o Fecha de modificación para organizar los objetos por los que fueron creados o modificados recientemente.

También puedes modificar la apariencia del panel de navegación al minimizar los grupos de objetos que no estés usando. 

Solo haz clic en la pequeña flecha de dos puntas situada en la parte superior de cada grupo (junto al nombre). Para restaurar el grupo nuevamente, vuelve a hacer clic en la pequeña flecha.

Elementos u objetos de Access

Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos objetos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes. Aquí te mostraremos en qué consiste cada uno de ellos.

Las tablasAccess registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que funcionen correctamente.

Como ya lo habíamos mencionado, las tablas están compuestas por filas y columnas. Una fila es una seguidilla horizontal de celdas y una columna es una seguidilla vertical.

En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen.

Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.

Las filas en Access son denominadasregistros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.

De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).

Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario eliminar todo el registro.

Formularios - Consultas - Reportes

Aunque las tablas almacenan todos tus datos, únicamente los tres objetos restantes de Access te permiten trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos.

Los FormulariosLos formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.

La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.

Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base de datos.

Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.

Las Consultas

Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. 

Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.

Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.

Los Reportes

Son muy úliles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

Interfaz de Access 2010

Cuando estás aprendiendo a usar un nuevo programa, es importante que te familiarices con su ventana y las herramientas en ella. Access no es diferente; comprender su entorno hará que aprendamos a usarlo más fácilmente.

Si ya estás familiarizado con algún programa de Office 2010, verás que no hay muchas diferencias en la forma como están organizadas las herramientas. Sin embargo, en esta lección resaltaremos las características específicas que diferencian a Access 2010.

Si aún no conoces las características básicas de la interfaz en los programas de Office 2010, accede a nuestra lección: Usar la pantalla de Office

1. La barra de herramientas de acceso rápido 
2. La Cinta de Opciones 
3. El panel de navegación 
4. Panel de objeto 
5. Barra de navegación de registros
6. Barra de búsqueda.