Tablas en Access 2010

Mientras que hay cuatro tipos de objetos de base de datos en Access 2010, las tablas son, posiblemente, las más importantes.

Incluso cuando estás utilizando formularios, consultas e informes, sigues trabajando con tablas, ya que ahí es donde todos tus datos se almacenan. Las tablas son el corazón de cualquier base de datos, por lo que es importante entender cómo usarlas.

Durante esta lección aprenderás a abrir tablas, crear y editar registros, y modificar la apriencia de la tabla para que sean mas fáciles de visualizar y trabajar.

Abrir una tabla existente

Paso 1:Abre tu base de datos y localiza el Panel de navegación.

Paso 2:En el Panel de navegación, ubica la tabla que deseas abrir. 

Las tablas están marcadas con el ícono  .

Paso 3:Haz doble clic en el nombre de la tabla. Se abrirá y aparecerá como una pestaña en la barra de documentos de tablas.

Tablas de comprensión

Todas las tablas se componen de:

1. Filas: horizontales
2. Columnas: verticales
3. Pequeños rectángulos denominados celdas en lugares donde las filas y columnas se intersectan.

En Access, las filas y columnas se reconocen como registros y campos.

"Un campo es una manera de organizar la información por tipos"

Piensa en el nombre del campo como una pregunta, y en cada celda dentro de ese campo, como una respuesta a dicha pregunta.

"Un registro es una unidad de información"

Cada celda en una fila determinada es parte del registro de dicha fila y cada registro tiene su propio número ID.

Dentro de una tabla, cada número de identificación (ID) es único para su registro y se refiere a toda la información contenida en dicho registro. El número de identificación de un registro no se puede cambiar.

Cada celda de datos en tu tabla es parte tanto de un campo como de un registro. Por ejemplo, si tenias una tabla de nombres e información de contacto, cada persona podrá estar representada por un registro, y cada pieza de información acerca de ellos: su nombre, número de teléfono, dirección, etc., podían ser almacenados dentro de un campo distinto en dicha fila de registros.

Navegación en tablas

Para navegar por los registros de una tabla, puedes utilizar las teclas de flecha para subir y bajar, subir o bajar con el scroll de tu mouse o utilizar las flechas de la barra de navegación de registros en la parte inferior de la tabla.
También puedes encontrar cualquier registro de la tabla actualmente abierta buscándolo a través de la caja de búsqueda de registros. 

Simplemente con el cursor en la caja de búsqueda, escribe cualquier palabra que aparezca en el registro que quisieras encontrar, y presiona la tecla Enter. Para ver registros adicionales que encajen con tu búsqueda presiona nuevamente Enter.

Agregar registros e introducir datos

Introducir datos en tablas de Access es muy similar a introducir datos en Excel. 

Para trabajar con registros, tendrás que introducir datos en las celdas. Si necestas ayuda introduciendo datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección ¿Cómo usar las celdas en Excel 2010?.

Añadir un nuevo registroHay tres opciones para agregar un registro nuevo a una tabla:

Opción 1

En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haz clic en la opción Nuevo.

Opción 2

En la barra de navegación de registros, ubicada en la parte inferior de la ventana, haz clic en el botón Nuevo registro.

Opción 3

Simplemente comienza a escribir en la fila bajo el último registro agregado.

Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un registro, aparecerá una ventana avisando que la información que has introducido no es válida.

Esto significa que el campo que estas trabajando posee una regla de validación, la cual es una norma sobre el tipo de datos que pueden estar en dicho campo.
Haz clic en Aceptar y sigue las instrucciones de la ventana emergente para introducir nuevamente tus datos.