¿Qué es una base de datos?

Access 2010 es un programa en el que podrás crear y administrar bases de datos, pero antes de comenzar a usarlo, lo primero que debes tener claro es qué es exactamente una base de datos.

Una base de datos es como un almacén en el que se guarda y organiza diferente tipo de información, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rápida y sencilla. Son tan útiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.
¿Has visto cómo el empleado del supermercado mira en su computador el precio de los productos que estás comprando o cómo tu médico recuerda el motivo de la última consulta con solo ingresar alguna información tuya en el computador? Entonces, has visto en acción una base de datos.

Imagina que una base de datos es como una colección de listas.
Regresemos al ejemplo del médico del consultorio ¿cómo puede saber el motivo de la última consulta? 


Bueno, él tiene en su computador una lista de pacientes, una lista de citas pasadas, una lista de historías clínicas para cada paciente, una lista con la información de contacto... y así sucesivamente.

¿Para qué sirve una base de datos?

Puede que no sea sencillo darse cuenta de la gran utilidad que tienen las bases de datos, pero puede que al ver cómo la usan las personas, encuentres una gran oportunidad para tus propios intereses.

Las bases de datos están conformadas por varias listas llenas de información de diferente tipo, como la lista de productos o de clientes en una empresa.

Todas las bases de datos, desde las más sencillas hasta las más complejas, están compuestas por listas de información.

Imagina que eres el propietario de una pequeña pastelería y quieres tener una base de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan. Sencillo, porque la base de datos solo necesitaría la lista de clientes y la lista de tortas.

Sin embargo, en caso de que fueras un pastelero profesional, con un nivel de producción mayor y empleados a tu servicio, probablemente necesites mantener control de algunos otros aspectos y debas elaborar la lista de clientes, la lista de pedidos, la lista de ventas, la lista de ingredientes, la lista de precios y algunas otras..

Las listas en Access 2010 son un poco más complejas que las que hacemos en una hoja de papel, ya que las listas se organizan en tablas que permiten almacenar información incluso más detallada. En la tabla de abajo, verás que la lista de clientes en Access 2010 se ha mejorado e incluye más datos acerca de los clientes de la pastelería.

Si has usado los programas de office, Access tal vez te recuerde mucho a Excel, ya que los datos se organizan de una manera parecida. De hecho, podrías crear tablas en Excel de una manera similar a como se hacen en Access.

¿Por qué usar bases de datos?

Si una base de datos está compuesta por listas y tablas, similares a las que se hacen en excel, ¿Por qué no usar excel para crear bases de datos? Bueno, existen un par de diferencias importantes.

La primera diferencia consiste en que Access es mucho mejor analizando y organizando datos no numéricos, como nombres o descripciones, algo en lo que Excel se ha especializado, pero con los números.

Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de relacionar los datos almacenados en ellos.


Relacionar bases de datos

La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cómo los elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequeña pastelería con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocarás con los pedidos).

¿Viste cómo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores?

Una base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de pedidos,
corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de "Nueces" en la lista de productos.

Una relación fácil de comprender para nosotros, pero no para un libro de Excel.

En Excel tendrías que escribir la misma palabra o registro una y otra vez cuando la necesites, mientras que con Access puedes analizar la misma palabra en diferentes relaciones o tablas sin necesidad de volver a ingresarla.