Guardar y eliminar registros

Guardar un registro

Paso 1:

Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupoRegistros.

Paso 2:

Haz clic en el comando Guardar.

Asegúrate de guardar todos los documentos no guardados antes de cerrar una tabla. Access no te sugerirá que los guardes cuando cierres la tabla.

Eliminar un registro

Paso 1:

Selecciona el registro completo haciendo clic en el borde gris, en la parte izquierda del registro.

Paso 2:

Selecciona la ficha Inicio y busca el grupoRegistros.

Paso 3:

Haz clic en la opción Eliminar. El registro se borrará de manera permanente.

Los números de identificación asignados a los registros permanecen igual, incluso, tras haber eliminado un registro.

Por ejemplo, si borras el registo Nº 34 en la tabla, la secuencia de números de identificación del registro se leerá:
"...32, 33, 35, 36...", en lugar de: "...32, 33, 34, 35, 36...".

Modificar la apariencia de la tabla

Access 2010 te ofrece distintas maneras para modificar la apariencia de tus tablas. Estos cambios no solamente hacen que tu tabla luzca mejor, también pueden hacer que la tabla sea fácil de leer.

Cambiar el tamaño de campos y filasSi tus campos y filas son demasiado pequeños o grandes para los datos contenidos en ellos, siempre puedes redimensionarlos para que se visualice el texto en totalidad.

Cambiar el tamaño de un campo

Paso 1:Ubica el cursor sobre la línea de cuadrícula a la derecha en el título del campo. Tu cursor se convertirá en una flecha doble .

Paso 2:

Haz clic y arrastra la cuadrícula:

Hacia la derecha para aumentar el ancho del campo
Hacia la izquierda para reducir el ancho del campo.
Suelta el cursor. El ancho del campo cambiará..

Paso 3:

Suelta el cursor. El ancho del campo cambiará..

Cambiar el tamaño de una fila

Paso 1:

Ubica el cursor sobre la línea de la cuadrícula inferior de la zona gris, ubicada a la izquierda de la fila. El puntero del ratón se convertirá en una flecha doble .

Paso 2:

Haz clic y arrastra la cuadrícula:

• Hacia abajo para aumentar la altura de la fila.
• Hacia arriba para disminuir la altura de la fila.

Suelta el ratón y el cambio se aplicará.

Ocultar campos

Si tienes un campo que no planeas editar o no deseas que otras personas lo editen, puedes ocultarlo.

Un campo oculto es invisible, pero sigue siendo parte de tu base de datos. Los datos dentro del campo oculto aún poseen formas de acceso, desde formularios, consultas, informes o cualquier tipo de tabla relacionada.

Paso 1:

Haz clic derecho en el título del campo.


Paso 2:

Desde el menú desplegable, selecciona la opción Ocultar campos.


Paso 3:

El campo se ocultará.

Si deseas volver a hacer visible el campo, puedes mostrarlo, simplemente sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic en cualquier título de campo, luego selecciona la opción Mostrar campos.

Paso 2:

Una vez haya aparecido el cuadro de diálogo Mostrar columnas, haz clic en las casillas de los campos que deseas, sean nuevamente visibles.

Paso 3:

Haz clic en cerrar.

Opciones de formato de tabla

Alternar color de fila

De forma predeterminada, el fondo de cada fila en una tabla de Access, es un tono más oscuro que el fondo del resto de la tabla.

El alternar el color de fila, hace que tu tabla sea más fácil de leer ofreciéndote una distinción visual entre cada registro, y los registros directamente encima o debajo de la misma.

Cambiar el color de fila alternativo

Paso 1:
Selecciona la pestaña Inicio y busca el grupoFormato de texto.

Paso 2:
Haz clic en la flecha desplegable de la opciónAlternar color de fila.

Paso 3:
Selecciona un color en el menú desplegable o selecciona Sin color, para eliminar la alternación del color de fila.

Paso 4:

El color de fila alternativo cambiará.

Modificar líneas de la cuadrícula

Otra manera en la que Access hace que tus tablas sean más fáciles de leer es añadiendo líneas de cuadrícula que marcan los bordes de cada celda, éstas son líneas que aparecen entre cada celda, fila y columna de tu tabla.
Por defecto, las líneas de cuadrícula son de color gris oscuro y aparecen en cada lado de una celda, pero puedes cambiar su color o esconder las líneas de cuadrícula que desees.

Paso 1:

Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupoFormato de texto.

Paso 2:

Haz clic en la flecha desplegable de la opciónLíneas de la cuadrícula.

Paso 3:

Selecciona las líneas de la cuadrícula que te gustaría incorporar. Puedes optar por líneas de cuadrícula horizontales entre las filas, líneas de cuadrícula verticales entre las columnas, ambos tipos de líneas de cuadrícula o ninguna.

Paso 4:

Se actualizarán las líneas de cuadrícula en la tabla.

Opciones adicionales de formato

Para ver las opciones de formato adicionales, haz clic la flecha Formato de hoja de datos, situada en la esquina derecha del grupo Formato de texto.

El cuadro de diálogo Formato de hoja de datos, ofrece muchas opciones de formato avanzadas, incluyendo la capaciadad de modificar el color de fondo, de cuadrícula; las fronteras y el estilo de línea.

También incluye la posibilidad de ver una muestra de la tabla con las opciones de formato, para que puedas probar distintas opciones de formato hasta que tengas tu tabla luciendo como lo deseas.